Obchodní podmínky služby Fakturobot

1. Kdo službu poskytuje

Službu Fakturobot dostupnou na fakturobot.cz poskytuje Online Factory s.r.o., IČO 24273635, se sídlem Rumunská 1798/1, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 199638 (dále „poskytovatel“ nebo „my“). Kontaktní e-mail pro dotazy, reklamace i ochranu osobních údajů: info@onlinefactory.cz.

Zákazníkem je osoba, která s námi uzavřela smlouvu. Uživatelem je fyzická osoba, která účet používá na základě oprávnění zákazníka. Spotřebitelem je fyzická osoba, která smlouvu uzavírá mimo rámec svého podnikání nebo samostatného výkonu povolání.

2. Co Fakturobot poskytuje

Fakturobot je online služba pro vystavování a správu dokladů a související administrativu. Podle zvoleného tarifu nabízí například evidenci nákladů a kontaktů, nabídky, opakované faktury, upomínky, načítání a párování plateb, exporty a integrace prostřednictvím API a webhooků.

Rozsah objednané služby, limity, cena a období jsou uvedeny v objednávce a v ceníku. Funkce uvedené pouze jako připravované nejsou součástí objednaného plnění. K užívání potřebujete připojení k internetu a aktuální webový prohlížeč.

Služba pomáhá s administrativou, ale sama o sobě nepředstavuje účetní, daňové nebo právní poradenství ani závazek vést za zákazníka účetnictví. Zákazník kontroluje vložené údaje, daňový režim, doklady a výsledky automatizací. Tím nejsou dotčeny naše povinnosti dodat funkční službu s dohodnutými vlastnostmi ani práva zákazníka při vadě služby.

3. Uzavření smlouvy a účet

Před odesláním registrace se můžete seznámit s těmito podmínkami a se zpracovatelskou smlouvou a uložit si je nebo vytisknout. Odesláním registrace navrhujete uzavření smlouvy; smlouva vzniká naším potvrzením registrace, které vám pošleme e-mailem. Smlouva se uzavírá v češtině na dobu neurčitou.

Placený tarif objednáte v aplikaci v Nastavení → Tarif a předplatné. Před odesláním objednávky uvidíte tarif, období a celkovou cenu včetně DPH a můžete údaje opravit. Tlačítko pro odeslání objednávky je označené tak, aby bylo zřejmé, že vystavujeme zálohovou fakturu k zaplacení.

Osoba jednající za zákazníka musí mít potřebné oprávnění. Zákazník udržuje správné kontaktní údaje a přiděluje přístupy pouze oprávněným osobám. Každý uživatel chrání své přihlašovací údaje a bezodkladně oznámí podezření na zneužití. Při změně vlastníka účtu ověříme oprávnění žadatele; samotná znalost IČO nebo údajů z faktury k převodu účtu nestačí.

4. Zkušební období a tarify

Nová firma může využít tarif Firma na 30 dní zdarma. Pokud si během zkoušky nezaplatí placený tarif, pokračuje v tarifu Zdarma. Samotná zkouška nezakládá povinnost platby. Při přechodu na tarif Zdarma doklady ani nastavení nemažeme; omezí se jen funkce a limity nad rámec tarifu Zdarma.

Počet vystavených faktur není v žádném tarifu omezen. Další limity stanoví ceník, zejména počty kontaktů, přijatých dokladů, číselných řad, uživatelů a napojených bankovních účtů a dostupnost API.

Při přechodu na nižší tarif existující údaje nemažeme. Nad limit nového tarifu nepůjde přidávat další záznamy a funkce, které nový tarif neobsahuje, se zastaví. Export vlastních dat (data firmy v CSV s nahranými přílohami, doklady v PDF) je dostupný ve všech tarifech včetně tarifu Zdarma.

5. Cena a placení

Cena je uvedena v aktuálním ceníku a v objednávce. Předplatné se platí předem bankovním převodem (i QR platbou) podle zálohové faktury, s variabilním symbolem uvedeným v platebních údajích. Placené období začne dnem, kdy platbu přijmeme a spárujeme; poté vystavíme fakturu (daňový doklad), kterou pošleme e-mailem a najdete ji i v aplikaci.

Měsíční a roční předplatné jsou samostatné varianty. Cena za měsíc při roční platbě je přepočtem celkové ceny za rok, nikoli měsíční splátkou roční ceny.

Před koncem placeného období vám pošleme zálohovou fakturu na další období. Další období začne jejím zaplacením. Pokud ji nezaplatíte, předplatné po skončení zaplaceného období neprodloužíme a firma přejde na tarif Zdarma; nezaplacenou zálohovou fakturu zrušíme. Nic se nestrhává automaticky.

Změna tarifu se objednává stejně jako nové předplatné: nový tarif platí od zaplacení jeho zálohové faktury.

Změna ceny se nedotkne již zaplaceného období. Novou cenu oznámíme nejméně 30 dní před jejím použitím a zobrazíme ji před objednávkou dalšího období. Běžné nevyužívání služby samo o sobě nezakládá nárok na vrácení předplatného; tím nejsou omezena práva z vad, odstoupení, práva spotřebitele ani výslovně sjednané refundace.

6. Automatizace, banky a komunikace

Automatizace provádíme na základě nastavení zákazníka. Zákazník kontroluje adresáty, splatnosti a obsah zpráv a upraví nastavení, pokud dluh zanikl nebo je sporný. Výsledek párování plateb může vyžadovat ruční kontrolu. Upomínka není právní službou ani zárukou vymožení pohledávky.

Platby lze párovat z e-mailových notifikací a výpisů banky, které zákazník přeposílá na adresu své firmy ve Fakturobotu, a u Fio banky také přes API s tokenem, který zákazník zadá a může kdykoli odebrat. Fakturobot z banky jen načítá pohyby; platby nezadává.

E-maily s doklady odesíláme ze systémové adresy Fakturobotu se jménem firmy zákazníka; odpovědi příjemců chodí na e-mail firmy. Odeslání není zárukou doručení nebo přečtení; doručení může ovlivnit například schránka příjemce nebo její filtry. Odpovídáme za řádné fungování té části odesílání, kterou zajišťujeme.

Zákazník chrání přístupové údaje k API a odpovídá za jím nastavené cílové adresy webhooků. Přístupy k API může kdykoli odvolat v aplikaci. Limity API jsou uvedené v dokumentaci API; dodatečné poplatky nevznikají bez předchozí dohody.

7. Řádné užívání a licence

Po dobu smlouvy získává zákazník nevýhradní právo používat službu v rozsahu tarifu. Nezískává tím zdrojové kódy ani právo přeprodávat službu bez dohody. Práva k vlastním dokladům a vloženému obsahu si zákazník ponechává. Poskytovatel s obsahem nakládá jen v rozsahu potřebném k plnění smlouvy, pokynů zákazníka a zákonných povinností.

Je zakázáno zneužívat službu k protiprávnímu jednání, nevyžádané hromadné poště, šíření škodlivého kódu, neoprávněnému přístupu nebo obcházení zabezpečení a smluvených limitů. Přiměřené technické omezení slouží k ochraně služby; nesmí sloužit k obcházení neomezeného počtu faktur při běžném použití.

8. Dostupnost, údržba a vady

Službu provozujeme s odbornou péčí a zajišťujeme potřebné opravy a bezpečnostní aktualizace. Plánované významné odstávky oznamujeme předem, je-li to možné. Při mimořádné bezpečnostní události můžeme zasáhnout okamžitě a o podstatném omezení následně informujeme.

Procentní dostupnost a konkrétní reakční doby garantujeme pouze tehdy, jsou-li výslovně sjednány ve smlouvě o úrovni služeb (SLA). Ani bez SLA se nevylučuje naše odpovědnost za vady nebo porušení smlouvy.

Vadu oznamte na info@onlinefactory.cz s popisem, časem výskytu a identifikací účtu; neposílejte hesla. Přijetí potvrdíme a sdělíme způsob vyřízení. Vady odstraňujeme v přiměřené době podle jejich závažnosti. Při nesplnění našich povinností má zákazník práva podle smlouvy a právních předpisů, včetně přiměřené slevy nebo ukončení smlouvy, jsou-li splněny příslušné podmínky.

9. Ochrana dat a důvěrnost

Osobní údaje zpracováváme podle nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), zákona č. 110/2019 Sb. a dalších použitelných předpisů. U vlastních účelů, například správy předplatného, vystupujeme jako správce – podrobnosti popisují Zásady ochrany osobních údajů. U osobních údajů vložených zákazníkem pro jeho agendu zpravidla jako zpracovatel; podrobnosti upravuje zpracovatelská smlouva, která je součástí smluvního vztahu.

Zavazujeme se chránit důvěrnost zákaznických dat. Jak data chráníme, popisuje stránka Bezpečnost vašich dat, seznam dodavatelů stránka Zpracovatelé a dodavatelé.

Zásady ochrany osobních údajů slouží k informování; jejich přečtení ani souhlas s obchodními podmínkami nejsou univerzálním souhlasem se zpracováním osobních údajů pro libovolné účely.

10. Ukončení, export a výmaz

Zákazník může kdykoli přestat platit a pokračovat v tarifu Zdarma, nebo firmu zrušit. Zrušení firmy podá její vlastník (role šéf) v aplikaci v Nastavení → Ochrana údajů; firma se zruší po 30 dnech a do té doby jde žádost odvolat. Smlouvu lze vypovědět také e-mailem na info@onlinefactory.cz. Uživatel může stejným způsobem požádat o smazání svého uživatelského účtu.

Před zrušením si vlastník firmy může vyexportovat data: ZIP s daty firmy v CSV a nahranými přílohami a doklady v PDF. Export je dostupný ve všech tarifech včetně tarifu Zdarma.

Po zrušení firmy zablokujeme přístup k jejím datům. Doklady a související údaje uchováváme do konce desátého kalendářního roku po roce zrušení, protože pro účetní a daňové doklady platí zákonné lhůty uchování; poté je smažeme. Po smazání uživatelského účtu anonymizujeme jméno, e-mail a heslo uživatele; doklady, které vystavil, zůstávají firmě.

Zákazník zajišťuje splnění vlastních účetních a daňových archivačních povinností. Naše vlastní účetní doklady za předplatné jsou odlišné od dokladů zákazníka a uchováváme je podle našich zákonných povinností.

11. Odpovědnost

Každá strana odpovídá za porušení svých povinností podle použitelných právních předpisů. Poskytovatel neodpovídá za chyby způsobené výhradně nesprávnými údaji nebo pokyny zákazníka, pokud na nich nemá vlastní podíl. Tato podmínka neomezuje odpovědnost za naše chyby při zpracování správně zadaných údajů.

Žádné ustanovení nevylučuje odpovědnost, kterou podle zákona vyloučit nelze, zejména za úmysl či hrubou nedbalost, ani zákonná práva spotřebitelů a subjektů údajů.

12. Zvláštní pravidla pro spotřebitele

Je-li zákazník spotřebitelem, má vedle výše uvedeného práva podle občanského zákoníku a předpisů na ochranu spotřebitele. Rozhodující je skutečný účel smlouvy, nikoli jen uvedení či neuvedení IČO.

Spotřebitel může od smlouvy uzavřené na dálku odstoupit do 14 dní od jejího uzavření. Stačí včas odeslat jednoznačné oznámení na info@onlinefactory.cz nebo na adresu sídla; vzor níže není povinný. Pouhou aktivací účtu nebo používáním služby zákazník této možnosti nepřichází.

Přijaté peníze vrátíme do 14 dní od oznámení odstoupení stejným způsobem, pokud se bez dalších nákladů nedohodneme jinak. Zpřístupnění dat vytvořených nebo vložených spotřebitelem při ukončení zajišťujeme v zákonném rozsahu bezplatně a v běžném strojově čitelném formátu.

Odpovídáme za soulad digitální služby se smlouvou po sjednanou dobu poskytování a za potřebné aktualizace. Při vadě má spotřebitel právo na její odstranění v přiměřené době bez nákladů a značných obtíží. Pokud jsou splněny zákonné podmínky, má právo na přiměřenou slevu nebo odstoupení, zejména při neodstranění vady, opakované nebo podstatné vadě. Vyřízení reklamace potvrdíme a odůvodníme.

Pro mimosoudní řešení spotřebitelského sporu je příslušná Česká obchodní inspekce, informace na coi.gov.cz/informace-o-adr. Nejprve nás prosím kontaktujte a pokusíme se spor vyřešit přímo. Volba českého práva nezbavuje spotřebitele ochrany poskytované závaznými pravidly práva, která by se jinak použila.

Vzor odstoupení od smlouvy

Adresát: Online Factory s.r.o., Rumunská 1798/1, 120 00 Praha 2, info@onlinefactory.cz. Oznamuji, že odstupuji od smlouvy o poskytování služby Fakturobot uzavřené dne … Jméno a adresa: … Identifikace účtu nebo objednávky: … Datum: … Podpis (pouze při listinném podání).

13. Změny a závěrečná ustanovení

Podmínky můžeme v přiměřeném rozsahu měnit z důvodu změny právních předpisů, potřeb bezpečnosti nebo konkrétních změn technologie a způsobu poskytování služby. Podstatnou změnu a její důvod oznámíme na kontaktní e-mail nejméně 30 dní před účinností v podobě, kterou si zákazník může uložit. Zákazník může změnu odmítnout a smlouvu bez zvláštní sankce ukončit před účinností. Oznámení nebude spočívat pouze v přepsání stránky na webu. S novou verzí podmínek vás aplikace po přihlášení požádá o souhlas.

U spotřebitelů změny digitální služby nad rámec zachování smluvené shody provedeme jen z dohodnutého oprávněného důvodu, bez dodatečných nákladů a s předepsanými informacemi. Při více než nevýznamném zhoršení přístupu nebo užívání zachováme zákonné právo na ukončení do 30 dní od informování nebo změny, podle toho, co nastane později, pokud nejsou splněny zákonné podmínky výjimky.

Smlouva se řídí českým právem. Individuální dohoda má přednost; pro zpracování zákaznických osobních údajů má přednost zpracovatelská smlouva.