Zásady ochrany osobních údajů
Kdo vaše osobní údaje zpracovává, k čemu, na jakém právním základě, jak dlouho a jak můžete uplatnit svá práva.
1. Kdo údaje zpracovává a v jaké roli
Správcem osobních údajů pro účely uvedené níže je Online Factory s.r.o., IČO 24273635, se sídlem Rumunská 1798/1, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 199638. Dotazy k osobním údajům a žádosti podle GDPR přijímáme na info@onlinefactory.cz.
Při vedení vašeho účtu a předplatného jsme správcem. U údajů vašich zákazníků, dodavatelů a dalších osob, které vložíte do fakturace, jste zpravidla správcem vy a my vaším zpracovatelem. Pokud jednáte jako účetní za jiného správce, může jít o řetězec zpracovatelů. Podrobnosti stanoví zpracovatelská smlouva.
2. Účely, právní základy a doby
| Účel | Údaje | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Registrace, účet a poskytování služby | Jméno, e-mail, heslo (jen jako otisk), nastavení účtu, role ve firmách | Plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Po dobu účtu. Po žádosti o smazání účtu a 30denní lhůtě jméno, e-mail a heslo anonymizujeme. |
| Přístupy pracovníků firem a účetních | Jméno, pracovní e-mail, role, vazba na firmu | Oprávněný zájem na správě přístupů a plnění firemní smlouvy, písm. f) | Po dobu oprávnění ve firmě. |
| Předplatné a platby za Fakturobot | Fakturační údaje firmy, objednávky, účet plátce, částka a identifikace platby | Smlouva a zákonné povinnosti, písm. b) a c) | Podle účetních a daňových předpisů; daňové doklady zpravidla 10 let od konce zdaňovacího období. |
| Souhlas s obchodními podmínkami a zpracovatelskou smlouvou | Verze dokumentu, čas souhlasu, IP adresa, odpověď na nabídku novinek | Smlouva a oprávněný zájem na prokázání souhlasu, písm. b) a f) | Po dobu účtu; IP adresu smažeme se zrušením účtu. |
| Bezpečnost a prevence zneužití | IP adresa, čas a výsledek přihlášení, zařízení (náhodný identifikátor), záznamy o změnách v účtu | Oprávněný zájem na zabezpečení, písm. f) | Záznamy o aktivitě a auditní záznamy 2 roky, přihlášená zařízení 90 dní od poslední aktivity, identifikátor zařízení 400 dní. |
| Podpora a dotazy | Kontaktní údaje, obsah komunikace a nezbytná diagnostika | Smlouva nebo oprávněný zájem na vyřízení komunikace, písm. b) nebo f) | Po dobu, kdy je potřebujeme k vyřízení a navazující komunikaci. |
| Kontaktní formulář webu | Jméno, e-mail, případně telefon a firma, text zprávy, IP adresa | Oprávněný zájem na odpovědi na dotaz, písm. f) | Po dobu, kdy je potřebujeme k vyřízení a navazující komunikaci. |
| Novinky e-mailem pro uživatele účtů | E-mail, záznam o přihlášení k odběru | Souhlas, písm. a) – nezaškrtnuté pole při registraci nebo v nastavení účtu | Do odvolání souhlasu. |
| Newsletter z webu | E-mail, IP adresa a čas potvrzení odběru | Souhlas, písm. a) – odběr se potvrzuje odkazem z e-mailu | Do odvolání souhlasu. |
| Měření návštěvnosti webu | Údaje o návštěvě webu podle zásad cookies | Souhlas, písm. a) | Podle nastavení služby Google Analytics; bez souhlasu se měření neukládá. |
| Ochrana formulářů před roboty | IP adresa a technické údaje prohlížeče | Oprávněný zájem na ochraně služby, písm. f) | Zpracovává Cloudflare při kontrole formuláře. |
| Hlášení chyb aplikace | Technické údaje o chybě a adresa stránky bez tokenů; bez IP adresy, cookies a obsahu formulářů | Oprávněný zájem na funkční službě, písm. f) | Podle nastavení služby pro hlášení chyb. |
| Ochrana právních nároků | Nezbytné smluvní a důkazní údaje | Oprávněný zájem, písm. f) | Po dobu příslušné promlčecí lhůty a případného řízení. |
Povinné údaje označujeme u příslušného formuláře. Bez údajů potřebných k přihlášení, smlouvě nebo fakturaci nemusí být možné danou službu poskytovat. Poskytnutí údajů pro novinky a měření návštěvnosti není podmínkou používání fakturace.
3. Odkud údaje máme
Většinu údajů nám poskytnete sami při registraci a používání služby. Pokud vás do firmy pozve kolega nebo účetní, máme vaše jméno a e-mail od něj. Údaje o firmě lze na váš pokyn doplnit podle IČO z veřejného registru ARES. Údaje o platbách pocházejí z bankovních notifikací a výpisů, které firma přeposílá do Fakturobotu, nebo z napojení Fio banky, které firma zapne.
4. Komu se údaje zpřístupňují
Přístup k údajům mají jen osoby, které jej potřebují pro provoz, podporu nebo bezpečnost služby, a smluvní dodavatelé v odpovídajících rolích. Seznam dodavatelů, jejich účel a místo zpracování uvádí stránka Zpracovatelé a dodavatelé.
Údaje dále získávají příjemci zvolení zákazníkem, například jeho účetní, adresát faktury či zapnutá integrace přes API. Banka zpracovávající platbu předplatného jedná jako samostatný správce. Údaje můžeme zpřístupnit orgánům veřejné moci, pokud to stanoví zákon, a nezbytným odborným poradcům pro ochranu práv při zachování mlčenlivosti.
Odeslaná faktura a e-mail se dostanou k adresátovi a k poskytovateli jeho e-mailové schránky. Takové doručení probíhá na pokyn odesílajícího zákazníka.
5. Předávání mimo EU
Někteří dodavatelé zpracovávají údaje také ve Spojených státech: Cloudflare (ochrana formulářů), Google (příjem e-mailů pro adresy firem a – jen s vaším souhlasem – měření návštěvnosti webu) a Sentry (hlášení chyb aplikace bez IP adres a obsahu formulářů). U každého z nich uvádíme na stránce Zpracovatelé a dodavatelé zemi a záruky předání. Kopii záruk můžete požádat na info@onlinefactory.cz.
6. Vaše práva
Za podmínek GDPR můžete žádat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost údajů. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku z důvodů své konkrétní situace. Proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoli; pro tento účel pak údaje dále nezpracováváme.
Souhlas lze kdykoli odvolat stejně snadno, jako byl udělen; odvolání nemění zákonnost dřívějšího zpracování. Odběr novinek vypnete v aplikaci v Můj účet, volbu cookies změníte přes Nastavení cookies v patičce webu. Nezbytné provozní zprávy týkající se účtu nebo bezpečnosti nejsou marketingem.
V aplikaci si v Nastavení → Ochrana údajů vlastník firmy vyexportuje data firmy a každý uživatel může požádat o smazání svého účtu. Ostatní žádosti vyřizujeme na info@onlinefactory.cz, zpravidla do jednoho měsíce. V zákonných případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; v prvním měsíci oznámíme důvod. Ověření totožnosti požadujeme přiměřeně riziku. Výmaz není absolutní, například u zákonně uchovávaného účetního dokladu.
Stížnost můžete podat Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, případně jinému příslušnému úřadu. Pokud jde o údaje na faktuře našeho zákazníka, obraťte se primárně na něj jako na správce; při žádosti zaslané nám mu pomůžeme s vyřízením.
7. Automatizace a umělá inteligence
Párování plateb a upomínky fungují podle nastavení zákazníka a pravidel služby. Fakturobot v současnosti neposkytuje funkce využívající umělou inteligenci. Před případným zavedením takové funkce aktualizujeme tyto informace pro konkrétní funkci, dodavatele a zpracovávané údaje.
8. Změny těchto zásad
Zásady aktualizujeme, když se změní způsob zpracování. Nová verze má u nadpisu označení a datum účinnosti.